Questo articolo inaugura una nuova serie di articoli dedicati alla produttività, descrivendo delle strategie, più o meno complesse, per migliorare il nostro rapporto con la tecnologia, quelli che in inglese si chiamano “Life Hacks” (Per maggiori dettagli vedi la pagina di presentazione).

L’argomento del giorno è la posta elettronica, uno strumento che ha rivoluzionato le comunicazioni ma che, come molti strumenti, si presta sia all’uso buono che all’uso cattivo. Cosa ci può essere di cattivo in una email ? Beh, forse in una sola niente, ma provate ad immaginare questo scenario: Maria lavora nell’ufficio di segreteria di un’azienda medio-piccola, di circa 20 dipendenti.

Sul suo outlook sono configurate 3 caselle di posta, una personale e due relative alle sue mansioni d’ufficio, ogni giorno Maria riceve circa 300 email, di cui 200 sono messaggi di spam, 50 sono comunicazioni inutili inviate dai colleghi e le altre 50 richiedono invece la sua attenzione per un tempo variabile dai 2 ai 30 minuti ciascuna, a seconda della complessità del compito che implicano.

Maria cerca di districarsi in questo marasma, archiviando diligentemente la posta in una struttura ordinata di sottocartelle, ne contiamo al momento circa 50, che includono: clienti, fornitori, contabilità, varie, varie da valutare, in arrivo, in uscita… ecc.

Ogni tanto, circa 5/6 volte al giorno, un collega chiede a Maria qualche informazione che la costringe a ricercare una vecchia email, che lei, scrupolosamente, ha archiviato da qualche parte, peccato però che avendo creato così tante cartelle non ricordi più dove.

Era una comunicazione da un fornitore ? Oppure un sospeso da fornitore ? Oppure era nella cartella dei progetti da passare al vaglio del dirigente ?

Vi sembra uno scenario impossibile ? Eppure la gran parte delle aziende che frequento nella mia attività lavorativa hanno delle figure come Maria, anzi molto spesso il 50/60% dei dipendenti si trovano in una condizione del genere, con uno spreco di tempo e quindi di denaro piuttosto rilevante. Tra l’altro la frustrazione di dover gestire una mole enorme di dati e di non riuscire nemmeno ad essere efficienti, ha spesso anche un effetto psicologico negativo sulle persone.

Ma si può fronteggiare questa situazione ? Ci sono delle tecniche e degli strumenti per combattere il sovraccarico informativo ? Beh, c’è una notizia buona ed una cattiva. La notizia buona è che si può, la notizia cattiva è che bisogna impegnarsi un po’ per acquisire nuove abitudini.

Piuttosto che fare un elenco di punti per ottenere il risultato, in perfetto stile americano, vi racconto come ho organizzato io la mia posta elettronica, organizzazione frutto in gran parte delle mie idee e per la restante parte seguendo i consigli di Lifehacker, citati anche nel libro Upgrade your life, che vi consiglio vivamente di leggere.

Parliamo prima di tutto di strumenti, qual’è il miglior client di posta elettronica ? La risposta è complessa, ogni programma ha i suoi pregi e difetti, ma troverete sempre quelli che usano religiosamente Outlook oppure Mail di mac e che sosterranno che il loro è il miglior programma dell’universo.

Personalmente ho usato un po’ di tutto nel tempo, però da circa tre anni la mia scelta è caduta sull’utilizzo di Gmail, la posta elettronica di Google, per una serie di ragioni che vi elenco subito:

• Gmail si utilizza tramite browser e quindi non richiede installazione di software aggiuntivo che occupa spazio su disco e memoria durante l’utilizzo
• La posta è sui server di Google, per cui ci si può accedere da qualunque computer connesso in rete e non si rischia mai di cercare un messaggio e di averlo scaricato su uno dei tanti computer che utilizziamo al lavoro o a casa
• La posta può essere scaricata anche il locale tramite l’estensione Google Gears, per cui anche in caso di mancanza di connessione si possono consultare i vecchi messaggi, e sempre tramite browser
• Avendo la posta sui server è semplice utilizzarla da dispositivi mobili, come il mio iphone per esempio, ma non solo
• Gmail archivia i messaggi in conversazioni, ovvero raggruppa la sequenza di domande e risposte ad una stessa mail in un’unica entità, il che consente di seguire gli scambi di email con grande semplicità
• Gmail non utilizza il meccanismo delle cartelle, ha una casella chiamata Inbox con i messaggi in arrivo e una chiamata archivio con quelli letti ed archiviati, poi a ciascun messaggio si possono assegnare delle “Label” (Etichette), come i tag che si utilizzano nei post del blog, consentendo quindi di suddividerli in contenitori, con la flessibilità che un messaggio si può trovare anche in più contenitori, se necessario
• Gmail permette di cercare tra i messaggi di posta con la stessa tecnica e la stessa velocità con cui si cerca sul sito di Google, per cui trovare le informazioni è pressoché istantaneo.

In realtà però il modo di organizzare la posta non è strettamente dipendente dall’utilizzo di uno specifico sistema di posta, anche se io preferisco questo per via dei vantaggi che ho appena indicato.

L’idea di fondo è questa: la propria inbox deve sempre essere vuota. Un certo numero di volte al giorno, che dipendono naturalmente dal tipo di attività che uno svolge, consulto la posta in arrivo e processo subito tutti i messaggi, utilizzando un sistema di tre cartelle:

• Cartella Archivio: Ci metto tutti i messaggi ai quali rispondo e che non richiedo ulteriori attività, facendoli sparire dall’Inbox
• Cartella “On Hold” (In attesa): Ci metto tutti i messaggi che avrò bisogno di consultare nei giorni immediatamente successivi e per i quali attendo qualcosa dall’esterno
• Cartella “Follow Up” (Seguito): Ci metto tutti i messaggi che richiedono un’azione da parte mia, e per i quali segno subito un’azione da fare sul mio calendario, nel giorno e all’ora che penso di poterla effettuare. Tra parentesi io utilizzo come calendario quello di Google, ma il principio vale ovviamente con qualunque calendario

Nel mondo di Gmail la parola “Cartella” significa attribuire un’etichetta ai messaggi, mentre se si utilizza un client di posta normale si tratterà di una cartella vera e propria, ma non ci sono differenze concettuali evidenti in questo utilizzo. Fino a qualche tempo fa avevo l’abitudine di etichettare anche i messaggi con quattro o cinque label del tipo: Personale, Azienda, ecc…

Poi però ho smesso di utilizzare anche queste etichette, perché non aggiungevano particolari vantaggi informativi e mi facevano solamente perdere tempo nell’attribuirle. Ogni volta che avevo bisogno di cercare dei messaggi infatti utilizzavo la ricerca e quindi di fatto l’etichettare un messaggio in qualche modo era totalmente inutile.

Questo sistema mi garantisce quindi, oltre a tutti i vantaggi di Gmail che ho elencato sopra, l’avere sempre l’inbox pulita, smaltire i messaggi  immediatamente piuttosto che farli accumulare in una quantità ingestibile e non perdere mai traccia delle informazioni e delle cose da fare.

Naturalmente la chiave per poter trarre il massimo da un sistema del genere è il disporre di una funzione di ricerca potente, perché questa è la vera chiave del reperire velocemente ciò di cui si ha bisogno, senza perdere tempo in inutili classificazioni.

Se utilizzate un client di posta tradizionale, la soluzione più semplice per la ricerca dei messaggi è l’utilizzo di un sistema di “Desktop search”, ovvero quei software che indicizzano tutti i contenuti del vostro disco rigido e vi consentono poi una ricerca in tempo reale.

Il sistema più efficace è probabilmente “Google desktop Search”, che potete scaricare direttamente da Google, indispensabile su Windows XP, e complementare su Vista, Windows 7 e Mac Os X, che dispongono già di sistemi di ricerca nativa. Con un software del genere vi basterà digitare dei tasti speciali, per esempio due volte “CTRL”, nel caso di Google Desktop Search, per far comparire sullo schermo una casella di ricerca, ci scrivete dentro “Maria cena compleanno” e lui vi mostrerà tutti i contenuti sul vostro pc che contengono queste specifiche parole, tra cui naturalmente anche i messaggi di posta

Naturalmente questo articolo richiederebbe un livello di approfondimento ancora maggiore e ci sarebbe da parlare dei filtri e degli altri automatismi che aiutano nella gestione della posta, ma il poco tempo libero che ho a disposizione per oggi è finito Se qualcuno avesse domande o richieste di chiarimenti in merito, scrivetemi pure, cercherò di rispondere e soprattutto, se è una cosa di interesse generale, di scriverci un altro articolo.